Perustelut
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 81 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää, muilta kuin lautakuntien tehtäväalueiden viranomais- ja asiakasmaksujen osalta, maksujen perusteista ja euromääristä. Kaupunginhallitus voi siirtää maksuista päättämiseen liittyvää toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle.
Hallintosäännön 82 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää tarkemmin asiakirjojen antamisesta perittävien maksujen perusteista ja euromääristä. Hallintosäännön mukaan pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Jos tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhausta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainen maksu.
Kaupunginhallitus on päättänyt asiakirjoista perittävistä lunastuksista sekä niiden antamisesta perittävistä maksuista viimeksi päätöksellään 29.1.2007 § 40, jonka mukaiset lunastukset ja maksut ovat tulleet voimaan 1.2.2007 alkaen. Asiakirjojen antamisesta perittävien maksujen taksaa on perusteltua tarkastaa, kun huomioon otetaan aiemman taksan voimaantulosta kulunut aika sekä muutokset toimintaympäristössä, jossa palvelut ja toimintatavat ovat muuttuneet digitaalisemmiksi.
Uudessa taksassa ehdotettaisiin muutoksia tavanomaisen tiedon antamisen, erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisen sekä maksuttoman tiedon antamisen euromääriin ja periaatteisiin aiempaan taksaan nähden. Muutoksista merkittävimmät selostetaan jäljempänä. Tämän lisäksi taksaan sisällytettäisiin luku Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista suoritteista perittävistä maksuista, jollaista aiemmassa taksassa ei ole ollut, koska asetus ei ollut voimassa sen laatimisen aikaan.
Taksan ensimmäinen luku olisi luonteeltaan informatiivinen, ja siinä selostettaisiin mihin kaupungin hallintosäännön kohtiin perustuen asiakirja on laadittu ja mitkä ovat asiakirjoista perittävien maksujen yleiset perusteet.
Taksan toisessa luvussa olisi määritelty maksujen periaatteet ja euromäärät, joita sovellettaisiin viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen antamisessa. Maksujen periminen toisessa luvussa tarkoitetuissa tilanteissa perustuu viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 34 §:ään, joka asettaa reunaehdot maksujen perimisestä viranomaisten asiakirjoista asiakirjapyyntöjen yhteydessä.
Tavanomaisen tiedon antamisen tilanteissa asiakirjojen sivukohtaisia maksuja olisi laskettu verrattuna aiempaan taksaan, ja sivukohtaisille maksuille olisi asetettu asiakirjakohtainen enimmäismäärä. Maksujen laskemisen ja asiakirjakohtaisen enimmäismäärän tarkoituksena olisi varmistaa, että yksittäisestä asiakirjasta perittävä sivukohtainen maksu ei nousisi kohtuuttoman suureksi ja siten heikentäisi julkisuusperiaatteen toteutumista. Taksaan olisi lisätty sivukohtaiset maksut tilanteissa, joissa asiakirja ei ole alun perin ollut talletettuna sähköisessä muodossa, mutta se pyydettäisiin lähettämään asiakirjapyynnön tekijälle sähköisessä muodossa. Laillisuusvalvonnassa (EOA Dnro 60/4/11, 19.9.2013) on katsottu, että jos viranomaisella on tekniset valmiudet muuttaa asiakirja sähköiseen muotoon, tulisi asiakirja ensisijaisesti lähettää sähköisessä muodossa pyynnön tekijälle, jos tämä on näin pyytänyt. Tällöin asiakirjan sähköiseen muotoon muuttamisesta voisi kuitenkin periä maksua. Koska asiakirjan sähköiseen muotoon muuttamisessa ei kulu samalla tavalla materiaalia, kuin asiakirjan kopioimisen tai tulostamisen yhteydessä, olisivat sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen sivukohtaiset maksut pienempiä, kuin jäljennöksistä, kopioista ja tulosteista perittävät sivukohtaiset maksut. Uudessa taksassa olisi edellä mainitun lisäksi erilliset maksut asiakirjojen oikeaksi todistamisesta sekä ulkoisesta tallennusvälineestä, jos asiakirjoja luovutettaisiin ulkoisella tallennusvälineellä, kuten muistitikulla.
Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisen tilanteissa perittävää porrastettua perusmaksua olisi muutettu siten, että yhden työtunnin hinta olisi 30 euroa. Maksua on hieman nostettu, jotta se kattaisi paremmin palkkakuluja, joita kaupungilla kuluu työntekijöiden työaikaan, joka käytetään vaativien asiakirjapyyntöjen selvittämiseen. Perusmaksu perittäisiin porrastuksessa mainitun enimmäistuntimäärän mukaan. Taksaan lisättäisiin, että maksua perittäisiin myös ensimmäisen työpäivän ylittävältä ajalta eikä pelkästään ensimmäiseltä työpäivältä, joka asiakirjapyynnön selvittämiseen käytetään.
Pyynnöstä tuotettavien tietoaineistojen osalta perittäisiin maksua, joka vastaisi määrältään tietoaineiston tuottamisesta aiheutuneiden kulujen määrää.
Maksuttomista tiedon antamisen tilanteista taksaan lisättäisiin julkisuuslain muutosten myötä tulleet uudet maksuttoman tiedon antamisen tilanteet. Kaupungin aiemmin päättämiä maksuttoman tiedon antamisen tilanteita olisi muutamilta osin muutettu. Maksuttomasta tiedon antamisesta poistettaisiin tilanne, jossa asiakirjasta, jolla viranomaisen päätös annetaan asianomaiselle tiedoksi, ei peritä maksua. Maksuttomuus edellä mainitussa tilanteessa sisältyy jo julkisuuslaissa säädettyyn tilanteeseen, jossa kuulemis-, neuvonta- ja tiedotusvelvoitteen piiriin kuuluvasta asiakirjan antamisesta ei peritä maksua, joten sitä ei olisi tarpeen mainita taksassa erikseen. Maksuttomasta tiedon antamisesta poistettaisiin myös tilanne, jossa asiakirjasta, joka annetaan oikeuden valvomista varten sille, jolta puuttuu varoja lunastuksen suorittamiseen, ei peritä maksua. Tyypilliset tilanteet, joissa annetaan asiakirja oikeuden valvomista varten, ovat viranomaisen kuulemis-, neuvonta- ja tiedotusvelvoitteen piiriin kuuluvia tilanteita, kuten hallintopäätöksen antaminen asianosaiselle. Muissa tilanteissa sen määritteleminen, milloin asiakirja annetaan oikeuden valvomista varten, mikä tulkitaan varojen puuttumiseksi ja miten varojen puuttuminen todennetaan, voi aiheuttaa käytännössä ongelmia. Maksuttomiin tiedon antamisen tilanteisiin olisi puolestaan lisätty, että maksua ei peritä asiakirjasta, joka annetaan asianosaiselle terveydentilaa koskevaa tutkimusta varten, ja kun maksun perimisistä aiheutuviin kuluihin nähden maksun perimättä jättäminen olisi kaupungin edun mukaista. Tieteellisen tutkimuksen tukemiseksi ehdotettaisiin, että tieteellistä tutkimusta varten suoritettavista asiakirjapyynnöistä maksut perittäisiin 50 prosentilla alennettuna.
Taksan kolmannessa luvussa olisi määritelty maksut, joita perittäisiin, kun suoritetaan Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia toimia rekisteröidylle. Asetuksen mukaan suoritettavat toimet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta tietyissä tilanteissa maksuja voitaisiin periä, ja nämä tilanteet on esitetty tarkemmin taksassa.
Taksan neljännessä luvussa olisi määritelty posti- ja lähetysmaksut. Posti- ja lähetysmaksut pysyisivät aiempaan taksaan nähden samoina sillä muutoksella, että jos posti- ja lähetysmaksut olisivat suuremmat kuin kolme euroa lähetystä kohden, perittäisiin posti- ja lähetysmaksuna todelliset posti- ja lähetyskulut.
Taksan viidennessä luvussa määriteltäisiin sen voimaantulo.
Hyväksyttäväksi esitettävä asiakirjoista ja tiedon antamisesta sekä Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista suoritteista perittävien maksujen taksa on liitteenä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan asiakirjoista ja tiedon antamisesta sekä Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista suoritteista perittävien maksujen taksan noudatettavaksi 1.1.2024 alkaen, kumoten kaupunginhallituksen päätöksellä 29.1.2007 § 40 hyväksytyt asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut.
Päätös
Mari Ikonen esitti, että kaupunginhallitus hyväksyy pohjaesityksen seuraavilla muutoksilla
- Lisätään sivulle teksti ‘’ Ensimmäinen puoli tuntia on ilmainen."
- Muutetaan maksujen hintoja seuraaviksi:
- normaali tiedonhaku 2 h tai alle 45 €
- vaativa tiedonhaku 2 h – 5 h 100 €
- hyvin vaativa tiedonhaku 5 h – työpäivä 175 €
Kaupunginhallitus kuuli asiassa tiedonhallintapäällikkö Max Mustapäätä.
Puheenjohtaja totesi, että Ikosen esitys raukesi kannattamattomana.
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.