Kaupunginhallitus, kokous 27.5.2024

Perustelut

Tausta

Rovaniemen kaupunki on käynnistänyt projektin uuden kuntatietojärjestelmän hankinnasta ja käyttöönotosta. Kuntatietojärjestelmä on organisaation keskeinen tietojärjestelmä, jolla hallinnoidaan kaupungin teknisten palveluiden kaikkia prosesseja ja rekistereitä sekä sähköisiä palveluita. Nykyisin käytössä oleva Trimble Locus kuntatietojärjestelmä on työpöytäsovelluksena tullut elinkaarensa päähän. Kaupunki tarvitsee kokonaisvaltaisen tietojärjestelmän teknisten palveluiden lakisääteisiin viranomaistehtäviin, sähköiseen asiointiin sekä tuleviin kansallisiin uudistuksiin ja niiden velvoitteisiin. Kuntatietojärjestelmällä kehitetään poikkihallinnollisesti organisaation toimintaa. Uuden järjestelmän hankinta on välttämätöntä kaupungin palvelutuotannon turvaamiseksi sekä varmuudella huomattavan kannattava investointi kaupungille. Laadukkaan kuntatietojärjestelmän hankinta on perusedellytys kaupungin prosessien ylläpidolle ja kehittämiselle sekä keskeinen toimenpide muun muassa kaupunkistrategian, digiohjelman ja tiedolla johtamisen toteuttamisissa. Uusi järjestelmä otetaan vaiheittain hallitusti käyttöön vuosien 2024 ja 2025 aikana.

Vaihtoehdot

Rovaniemen kokoiselle kaupungille on olemassa kaksi perusvaatimukset täyttävää järjestelmävaihtoehtoa. Nykyinen järjestelmätoimittaja Trimble tarjoaa uutta pilvipohjaista Trimble Locus Cloud ratkaisua. Toinen vaihtoehto on Kuntien Tieran valmiiksi kilpailuttama maankäytön kokonaisratkaisu Tiera City. Vaihtoehdoista on tehty perusteellinen selvitystyö hankintapäätöksen tueksi. Tavoitteena on ollut löytää pitkän tähtäimen järjestelmäratkaisu, jolla kaupunki pystyy kehittämään prosessejaan, tehostamaan tuottavuutta sekä toteuttamaan tiedonhallinnan, digitalisaation ja tiedolla johtamisen kehittämistä. Tarjolla olevat järjestelmävaihtoehdot poikkeavat merkittävästi toisistaan muun muassa käytettävyyden, tiedohallinnan sekä prosessien kehittämisen näkökulmista. Vaihtoehdoista ja niiden kyvykkyyksistä on tehty vertailuanalyysi sekä pisteytys, minkä tavoitteena on ollut löytää järjestelmä, joka tarjoaa parhaimman hyödyn suhteessa kustannuksiin.

Yhteenveto

Tehdyn selvitystyön ja markkinavuoropuhelun perusteella Kuntien Tieran tarjoama Tiera City on järjestelmänä selkeästi laadukkaampi kokonaisuus kaupungin tarpeisiin. Tiera City mahdollistaa merkittäviä resurssisäästöjä organisaatiossa, parantaa palveluiden laatua sekä tarjoaa lukuisia uusia palvelumuotoja. Tiera City sisältää järjestelmään integroidun toiminnanohjauksen, mikä tehostaa prosessien hallintaa, laatua ja läpinäkyvyyttä. Järjestelmä on tietomallipohjainen ja sellaisena valmis nykyaikaiseen teknisten palveluiden hallintaan sekä tuleviin lakisääteisiin uudistuksiin. Tiera City tarjoaa erittäin laadukkaan paikkatietoalustan, modernit työskentelyn ja tiedonhallinnan työkalut sekä merkittäviä mahdollisuuksia hyödyntää ketterästi järjestelmässä olevaa tietovarantoa laajasti organisaatiossa. Kaikki tieto on helposti saatavilla, koostettavissa tilannekuvamuotoon sekä jaettavissa suoraan havainnollisiksi online-palveluiksi. Kyseessä on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka mahdollistaa luopumisen päällekkäisten ohjelmistojen lisenssikuluista sekä tarpeettomista ylläpitotöistä ja prosesseista. Tiera Cityn hankinta tukee monipuolisesti kaupunkistrategiassa asetettujen tavoitteiden toteutumista.

Tiera Citystä on tehty alustava tietosuojan vaikutustenarviointi. Arvioinnissa ei käynyt ilmi hankintaa estäviä asioita. Vaikutustenarvioinnin yhteydessä kirjatut toimenpiteet suoritetaan loppuun ennen järjestelmän käyttöönottoa ja tietosuojan näkökulmat varmistetaan sopimuksin.

Todellisissa hankinta-, ylläpito- ja kehittämiskustannuksissa ei järjestelmävaihtoehtojen välillä ole merkittävää eroa. Kuntatietojärjestelmän kokonaiskustannukset tulevat järjestelmästä riippumatta nousemaan verrattuna nykyiseen, mutta Tiera City tarjoaa merkittävästi enemmän hyötyjä sekä kustannusten, että laadun näkökulmista.

Esitys

Projektipäällikön sekä kaupungin sähköisten palveluiden ohjausryhmän esitys on, että uudeksi kuntatietojärjestelmäksi hankitaan Tiera City. Tiera City tarjoaa tämän hetken laadukkaimman kuntatietojärjestelmän ja vastaa parhaiten Rovaniemen kaupungin tarpeisiin. Kyseessä on kuntaorganisaatioiden omistaman inhouse-yhtiön valmiiksi kilpailuttama kokonaisratkaisu, joten Tiera City on otettavissa käyttöön ilman julkista kilpailutusta. Rovaniemen kaupungin osalta Tieran kilpailutus ei kata kokonaisuuteen kuuluvaa lupapalvelua. Lupapalvelu edellyttää julkisen kilpailutuksen, mutta lupapalvelun arvioidut kustannukset on huomioitu kokonaiskustannuksissa. Tiera Cityn ja lupapalvelun kokonaisuuden hankintakustannukset ovat arviolta 380 000e ja käyttöönoton jälkeen vuotuiset ylläpitokustannukset 470 000e. Käyttöönottosuunnitelman laadinta sekä kokonaisuuteen soveltuvan lupapalvelun kilpailutuksen valmistelu aloitetaan kaupungihallituksen käsiteltyä asian.

Lisätietoja:

projektipäällikkö Toni Töyräs
etunimi.sukunimi@rovaniemi.fi
puh. 040 578 9281 

Perustelut

Tausta

Rovaniemen kaupunki on selvittänyt uuden kuntatietojärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa. Kuntatietojärjestelmä on organisaation keskeinen tietojärjestelmä, jolla hallinnoidaan kaupungin teknisten palveluiden kaikkia prosesseja ja rekistereitä sekä sähköisiä palveluita.

Nykyisin käytössä oleva Trimble Locus kuntatietojärjestelmä on työpöytäsovelluksena tullut elinkaarensa päähän, joten kaupunki tarvitsee kokonaisvaltaisen tietojärjestelmän teknisten palveluiden lakisääteisiin viranomaistehtäviin, sähköiseen asiointiin sekä tuleviin kansallisiin uudistuksiin ja niiden velvoitteisiin.

Tehdyn selvitystyön ja eri vaihtoehtojen vertailun perusteella Rovaniemen kaupungin kaupunginhallitus on tehnyt 28.8.2023 päätöksen, että uusi järjestelmä hankitaan kuntaorganisaatioiden omistamalta In house-yhtiöltä, Kuntien Tieralta. Kuntien Tieran valmiiksi kilpailuttama maankäytön kokonaisratkaisu on Tiera City.

Hankintaoikaisu

Trimble Solutions Oy on tehnyt 11.9.2023 hankintaoikaisun kaupunginhallituksen päätöksestä 28.8.2023/§ 274.

Oikaisuvaatimuksessaan valittaja vaatii, että Rovaniemen kaupunginhallitus kumoaa 28.8.2023 tekemänsä hankintapäätöksen ja keskeyttää hankintamenettelyn. Valittaja katsoo muun muassa, että päätöksen taustalla ei ole ollut perusteellista selvitystyötä tai asianmukaista markkinavuoropuhelua. Valittaja väittää, että sen tarjoama järjestelmä (Trimble Locus Cloud) olisi mm. hankinta- ja ylläpitokustannuksiltaan huomattavasti edullisempi kuin Tiera City, jonka kaupunki on päättänyt hankkia.

Päätöksen peruste

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki) 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisuperustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
    
Huolimatta siitä, että hankintalaki ei velvoita markkinavuoropuhelun toteuttamiseen tai että varmuudella ei voida todeta valittajan järjestelmäkokonaisuuden olevan edullisempi kuin kaupungin valitsema ratkaisu, on kaupunginhallitus saapuneen oikaisuvaatimuksen johdosta käsitellyt kuntatietojärjestelmän hankintaa uudelleen ja päätynyt kokonaisarvioinnissaan siihen että asia edellyttää vielä lisäselvitystä eri vaihtoehdoista.

Laadukkaan kuntatietojärjestelmän hankinta on perusedellytys kaupungin prosessien ylläpidolle ja kehittämiselle sekä keskeinen toimenpide muun muassa kaupunkistrategian, digiohjelman ja tiedolla johtamisen toteuttamisissa. Näin ollen on perusteltua, että hankinta keskeytetään ja arvioidaan uudelleen sen toteuttamisvaihtoehtoja.