Kaupunginhallitus, kokous 27.5.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 143 Kuntatietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto

ROIDno-2023-621

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Toni Töyräs, kaavasuunnitelija, toni.toyras@rovaniemi.fi

Perustelut

Tausta

Rovaniemen kaupunki on käynnistänyt projektin uuden kuntatietojärjestelmän hankinnasta ja käyttöönotosta. Kuntatietojärjestelmä on organisaation keskeinen tietojärjestelmä, jolla hallinnoidaan kaupungin teknisten palveluiden kaikkia prosesseja ja rekistereitä sekä sähköisiä palveluita. Nykyisin käytössä oleva Trimble Locus kuntatietojärjestelmä on työpöytäsovelluksena tullut elinkaarensa päähän. Kaupunki tarvitsee kokonaisvaltaisen tietojärjestelmän teknisten palveluiden lakisääteisiin viranomaistehtäviin, sähköiseen asiointiin sekä tuleviin kansallisiin uudistuksiin ja niiden velvoitteisiin. Kuntatietojärjestelmällä kehitetään poikkihallinnollisesti organisaation toimintaa. Uuden järjestelmän hankinta on välttämätöntä kaupungin palvelutuotannon turvaamiseksi sekä varmuudella huomattavan kannattava investointi kaupungille. Laadukkaan kuntatietojärjestelmän hankinta on perusedellytys kaupungin prosessien ylläpidolle ja kehittämiselle sekä keskeinen toimenpide muun muassa kaupunkistrategian, digiohjelman ja tiedolla johtamisen toteuttamisissa. Uusi järjestelmä otetaan vaiheittain hallitusti käyttöön vuosien 2024 ja 2025 aikana.

Vaihtoehdot

Rovaniemen kokoiselle kaupungille on olemassa kaksi perusvaatimukset täyttävää järjestelmävaihtoehtoa. Nykyinen järjestelmätoimittaja Trimble tarjoaa uutta pilvipohjaista Trimble Locus Cloud ratkaisua. Toinen vaihtoehto on Kuntien Tieran valmiiksi kilpailuttama maankäytön kokonaisratkaisu Tiera City. Vaihtoehdoista on tehty perusteellinen selvitystyö hankintapäätöksen tueksi. Tavoitteena on ollut löytää pitkän tähtäimen järjestelmäratkaisu, jolla kaupunki pystyy kehittämään prosessejaan, tehostamaan tuottavuutta sekä toteuttamaan tiedonhallinnan, digitalisaation ja tiedolla johtamisen kehittämistä. Tarjolla olevat järjestelmävaihtoehdot poikkeavat merkittävästi toisistaan muun muassa käytettävyyden, tiedohallinnan sekä prosessien kehittämisen näkökulmista. Vaihtoehdoista ja niiden kyvykkyyksistä on tehty vertailuanalyysi sekä pisteytys, minkä tavoitteena on ollut löytää järjestelmä, joka tarjoaa parhaimman hyödyn suhteessa kustannuksiin.

Yhteenveto

Tehdyn selvitystyön ja markkinavuoropuhelun perusteella Kuntien Tieran tarjoama Tiera City on järjestelmänä selkeästi laadukkaampi kokonaisuus kaupungin tarpeisiin. Tiera City mahdollistaa merkittäviä resurssisäästöjä organisaatiossa, parantaa palveluiden laatua sekä tarjoaa lukuisia uusia palvelumuotoja. Tiera City sisältää järjestelmään integroidun toiminnanohjauksen, mikä tehostaa prosessien hallintaa, laatua ja läpinäkyvyyttä. Järjestelmä on tietomallipohjainen ja sellaisena valmis nykyaikaiseen teknisten palveluiden hallintaan sekä tuleviin lakisääteisiin uudistuksiin. Tiera City tarjoaa erittäin laadukkaan paikkatietoalustan, modernit työskentelyn ja tiedonhallinnan työkalut sekä merkittäviä mahdollisuuksia hyödyntää ketterästi järjestelmässä olevaa tietovarantoa laajasti organisaatiossa. Kaikki tieto on helposti saatavilla, koostettavissa tilannekuvamuotoon sekä jaettavissa suoraan havainnollisiksi online-palveluiksi. Kyseessä on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka mahdollistaa luopumisen päällekkäisten ohjelmistojen lisenssikuluista sekä tarpeettomista ylläpitotöistä ja prosesseista. Tiera Cityn hankinta tukee monipuolisesti kaupunkistrategiassa asetettujen tavoitteiden toteutumista.

Tiera Citystä on tehty alustava tietosuojan vaikutustenarviointi. Arvioinnissa ei käynyt ilmi hankintaa estäviä asioita. Vaikutustenarvioinnin yhteydessä kirjatut toimenpiteet suoritetaan loppuun ennen järjestelmän käyttöönottoa ja tietosuojan näkökulmat varmistetaan sopimuksin.

Todellisissa hankinta-, ylläpito- ja kehittämiskustannuksissa ei järjestelmävaihtoehtojen välillä ole merkittävää eroa. Kuntatietojärjestelmän kokonaiskustannukset tulevat järjestelmästä riippumatta nousemaan verrattuna nykyiseen, mutta Tiera City tarjoaa merkittävästi enemmän hyötyjä sekä kustannusten, että laadun näkökulmista.

Esitys

Projektipäällikön sekä kaupungin sähköisten palveluiden ohjausryhmän esitys on, että uudeksi kuntatietojärjestelmäksi hankitaan Tiera City. Tiera City tarjoaa tämän hetken laadukkaimman kuntatietojärjestelmän ja vastaa parhaiten Rovaniemen kaupungin tarpeisiin. Kyseessä on kuntaorganisaatioiden omistaman inhouse-yhtiön valmiiksi kilpailuttama kokonaisratkaisu, joten Tiera City on otettavissa käyttöön ilman julkista kilpailutusta. Rovaniemen kaupungin osalta Tieran kilpailutus ei kata kokonaisuuteen kuuluvaa lupapalvelua. Lupapalvelu edellyttää julkisen kilpailutuksen, mutta lupapalvelun arvioidut kustannukset on huomioitu kokonaiskustannuksissa. Tiera Cityn ja lupapalvelun kokonaisuuden hankintakustannukset ovat arviolta 380 000e ja käyttöönoton jälkeen vuotuiset ylläpitokustannukset 470 000e. Käyttöönottosuunnitelman laadinta sekä kokonaisuuteen soveltuvan lupapalvelun kilpailutuksen valmistelu aloitetaan kaupungihallituksen käsiteltyä asian.

Lisätietoja:

projektipäällikkö Toni Töyräs
etunimi.sukunimi@rovaniemi.fi
puh. 040 578 9281 

Päätösehdotus

Esittelijä

Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää, että uudeksi kuntatietojärjestelmäksi hankitaan Tiera City. Tiera Cityn hankintaprosessin ja käyttöönoton valmistelua jatketaan kaupungin teknisten palveluiden hallinnossa. Kokonaisuuteen soveltuvan lupapalvelun kilpailutusta ryhdytään valmistelemaan. Vaadittavat kustannusvaikutukset esitetään talousarviovalmisteluun vuosille 2024 ja 2025.

Päätös

Projektipäällikkö Toni Töyräs ja kaupungingeodeetti Pertti Onkalo esittelivät asiaa kaupunginhallitukselle.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Kaupunginhallitus piti tauon tämän asian käsittelyn jälkeen klo 14:42 - 15:01. Puheenjohtaja piti nimenhuudon tauon jälkeen ja totesi, että kaikki ennen taukoa paikalla olleet olivat edelleen paikalla.

Valmistelija

Toni Töyräs, kaavasuunnitelija, toni.toyras@rovaniemi.fi
Anu Kulmala, hankintalakimies, anu.kulmala@rovaniemi.fi

Perustelut

Tausta

Rovaniemen kaupunki on selvittänyt uuden kuntatietojärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa. Kuntatietojärjestelmä on organisaation keskeinen tietojärjestelmä, jolla hallinnoidaan kaupungin teknisten palveluiden kaikkia prosesseja ja rekistereitä sekä sähköisiä palveluita.

Nykyisin käytössä oleva Trimble Locus kuntatietojärjestelmä on työpöytäsovelluksena tullut elinkaarensa päähän, joten kaupunki tarvitsee kokonaisvaltaisen tietojärjestelmän teknisten palveluiden lakisääteisiin viranomaistehtäviin, sähköiseen asiointiin sekä tuleviin kansallisiin uudistuksiin ja niiden velvoitteisiin.

Tehdyn selvitystyön ja eri vaihtoehtojen vertailun perusteella Rovaniemen kaupungin kaupunginhallitus on tehnyt 28.8.2023 päätöksen, että uusi järjestelmä hankitaan kuntaorganisaatioiden omistamalta In house-yhtiöltä, Kuntien Tieralta. Kuntien Tieran valmiiksi kilpailuttama maankäytön kokonaisratkaisu on Tiera City.

Hankintaoikaisu

Trimble Solutions Oy on tehnyt 11.9.2023 hankintaoikaisun kaupunginhallituksen päätöksestä 28.8.2023/§ 274.

Oikaisuvaatimuksessaan valittaja vaatii, että Rovaniemen kaupunginhallitus kumoaa 28.8.2023 tekemänsä hankintapäätöksen ja keskeyttää hankintamenettelyn. Valittaja katsoo muun muassa, että päätöksen taustalla ei ole ollut perusteellista selvitystyötä tai asianmukaista markkinavuoropuhelua. Valittaja väittää, että sen tarjoama järjestelmä (Trimble Locus Cloud) olisi mm. hankinta- ja ylläpitokustannuksiltaan huomattavasti edullisempi kuin Tiera City, jonka kaupunki on päättänyt hankkia.

Päätöksen peruste

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki) 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisuperustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
    
Huolimatta siitä, että hankintalaki ei velvoita markkinavuoropuhelun toteuttamiseen tai että varmuudella ei voida todeta valittajan järjestelmäkokonaisuuden olevan edullisempi kuin kaupungin valitsema ratkaisu, on kaupunginhallitus saapuneen oikaisuvaatimuksen johdosta käsitellyt kuntatietojärjestelmän hankintaa uudelleen ja päätynyt kokonaisarvioinnissaan siihen että asia edellyttää vielä lisäselvitystä eri vaihtoehdoista.

Laadukkaan kuntatietojärjestelmän hankinta on perusedellytys kaupungin prosessien ylläpidolle ja kehittämiselle sekä keskeinen toimenpide muun muassa kaupunkistrategian, digiohjelman ja tiedolla johtamisen toteuttamisissa. Näin ollen on perusteltua, että hankinta keskeytetään ja arvioidaan uudelleen sen toteuttamisvaihtoehtoja.

Päätösehdotus

Esittelijä

Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Edellä todetun perusteella alkuperäisen hankintapäätöksen  28.8.2023/§ 274 muuttamiselle on peruste, koska asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka vaikuttaa päätökseen ja hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Kaupunginhallitus oikaisee kuntatietojärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa koskevaa hankintapäätöstä  28.8.2023/§ 274 siten, että se päättää keskeyttää hankinnan ja arvioida hankintaa ja sen toteutustapaa uudelleen.

Päätös

Kaupunginjohtaja Ulla-Kirsikka Vainio saapui kokoukseen ja henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä poistui kokouksesta kello 13:02.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Toni Töyräs, kaavasuunnitelija, toni.toyras@rovaniemi.fi
  • Riitta Berg, hankinta-asiantuntija, riitta.berg@rovaniemi.fi

Perustelut

Tausta

Rovaniemen kaupunki on käynnistänyt projektin uuden kuntatietojärjestelmän hankinnasta ja käyttöönotosta. Kuntatietojärjestelmä (jäljempänä "järjestelmä") on organisaation keskeinen tietojärjestelmä, jolla hallinnoidaan kaupungin teknisten palveluiden kaikkia prosesseja ja rekistereitä sekä sähköisiä palveluita.

Rovaniemen kaupunginhallitus on tehnyt 28.8.2023/§ 274 päätöksen, että uusi järjestelmä hankitaan kuntaorganisaatioiden ja hyvinvointialueiden omistamalta sidosyksiköltä, Kuntien Tiera Oy:ltä. Trimble Solutions Oy on tehnyt 11.9.2023 hankintaoikaisun kaupunginhallituksen päätöksestä (28.8.2023/§ 274), minkä jälkeen kaupunki on päätynyt kokonaisarvioinnissaan siihen, että asia edellyttää vielä lisäselvitystä hankinnan vaihtoehdoista. Hankinta päätettiin keskeyttää ja arvioida uudelleen hankintaa ja sen toteutustapaa.

Nykytila

Nykyisin käytössä oleva Trimble Locus kuntatietojärjestelmä on työpöytäsovelluksena tullut elinkaarensa päähän, minkä johdosta kaupunki tarvitsee kokonaisvaltaisen tietojärjestelmän teknisten sekä muiden kaupunkiorganisaation lakisääteisten viranomaistehtävien, sähköisen asioinnin sekä tulevien kansallisten uudistuksien velvoitteiden ja palveluiden hoitamiseen. Hankinnan tavoitteena on saada Rovaniemen kaupungille järjestelmä, jolla edellä mainitut velvoitteet ja palvelut kyetään hoitamaan laadukkaasti. Kaupungin teknisten palveluiden toimiala, hankintapalvelut sekä tietohallinto ovat kartoittaneet markkinoita julkaisemalla tietopyynnön, jossa toimittajilta pyydettiin kirjalliset vastaukset esitettyihin kysymyksiin ja edellä mainitun lisäksi potentiaalisten toimittajien kanssa käytiin toimittajakohtaiset markkinavuoropuhelut. Näiden pohjalta on päädytty siihen, että hankinta on tarkoituksenmukaista toteuttaa omana kilpailutuksena, jotta voidaan varmistaa, että hankinnan lopputuloksena saadaan sellainen palvelu, jolla kaupungin teknisten sekä muiden kaupunkiorganisaation lakisääteisten viranomaistehtävien, sähköisen asioinnin sekä tulevien kansallisten uudistuksien velvoitteet ja palvelut kyetään hoitamaan laadukkaasti.

Hankinnan kohteen periaatteet ja prosessit ovat seuraavat:

  • Uusi järjestelmä hankintaan pilvipohjaisena (SaaS) palveluna
  • Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevaksi
  • Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta
  • Hankinnan ennakoitu arvo on 2-3 M€ alv 0 %
  • Hankintamenettelynä on avoin menettely
  • Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valintaperuste on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous
  • Hankinnan parissa työskentelevä projektiryhmä valmistelee tarjouspyyntöasiakirjat
  • Tarjouspyynnön tavoitteellinen julkaisuajankohta on kesäkuun 2024 aikana
  • Tarjousajan tavoitteellinen päättymisajankohta on syyskuu 2024
  • Hankintapäätöksen tiedoksiannon tavoitteellinen ajankohta syys-lokakuun aikana 2024
  • Sopimuksen tavoitteellinen allekirjoitus on marras-joulukuun aikana 2024
  • Uuden palvelun käyttöönotto toteutuisi vaiheittain vuoden 2025 aikana.


Uuden kuntatietojärjestelmän käyttö painottuu kaupungin teknisten palveluiden toimialalle, mutta se palvelee myös laajemmin kaupunkiorganisaatiota ja tulee näin ollen määritellä keskitetyksi ICT-hankinnaksi. Rovaniemen kaupungin voimassaolevan hallintosäännön (KV 19.6.2023 § 70) mukaisesti tietohallintojohtaja päättää keskitetyistä ICT-hankinnoista. Tietohallintojohtajan toimivaltaan kuuluu hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankinta-asiakirjojen hyväksymisen sekä hankintasopimuksen tekemisen) sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää, että uuden kuntatietojärjestelmän kilpailutuksen valmistelua jatketaan Rovaniemen kaupungin omana hankintana ja voimassa olevan hallintosäännön (KV 19.6.2023 § 70) mukaisesti tietohallintojohtaja päättää koko hankintaprosessin päätöksenteosta sekä hankinnan keskeyttämisestä.

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Tiedoksi

Toni Töyräs, Riitta Berg, Pertti Onkalo, Harri Ihalainen

Muutoksenhaku

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee Kuntalain 410/2015, 136 §:n mukaan vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.