Perustelut
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön luku 15 sisältää mm. seuraavia määräyksiä toimielinten koollekutsumisesta:
140 § Kokousaika ja -paikka
Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.
141 § Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
142 § Sähköinen kokouskutsu
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti ja saattaa sähköisesti saataville. Tällöin kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä
145 § Varajäsenen kutsuminen
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Läsnäolo kokouksessa
Hallintosäännön 146 §:n mukaisesti toimielimen jäsenten ja esittelijän lisäksi yhdyskuntasuunnittelun lautakunnan kokouksessa on läsnäolo- ja puheoikeus kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla. Toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta. Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.
Päätösehdotus
Esittelijä
Jaakko Rantsi, toimialajohtaja, jaakko.rantsi@rovaniemi.fi
Yhdyskuntasuunnittelun lautakunta päättää, että kevään 2022 lautakunnan kokoukset pidetään pääsääntöisesti tiistaisin jäljempänä määrättyinä päivinä klo 14:00 alkaen elinvoimatoimialan kokoustiloissa Mäntyvaarantiellä.
Yhdyskuntasuunnittelun lautakunnan kokouspäivät keväällä 2022 ovat
Tiistai 22.3.2022 klo 14.00
Tiistai 19.4.2022 klo 14.00
Tiistai 24.5.2022 klo 14.00
Tiistai 14.6.2022 klo 14.00
Lisäksi yhdyskuntasuunnittelun lautakunta hallintosäännön 146 §:n mukaisesti oikeuttaa osallistumaan lautakunnan kokouksiin tekniset palvelut palvelualuepäällikön, hallintopäällikön, kaavoituspäällikön, kaupungingeodeetin ja talouspäällikkön.
Päätös
Yhdyskuntasuunnittelun lautakunta päätti yksimielisesti toimialajohtajan esityksen mukaisesti.