Kaupunginhallitus, kokous 30.1.2023

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti 29.8.2022 § 297 käynnistää valmistelun kaupungin ja Sarastian palvelusopimuksen irtisanomiseksi ja palkkahallinnon palvelujen ottamiseksi kaupungin omaksi toiminnaksi vuoden 2023 aikana. Päätöksen perusteena olivat Sarastian palveluissa ilmenneet jopa työnantajamaineeseen vaikuttavat puutteet ja se, että kaupunki pystyy tuottamaan palkkahallinnon palvelut omana toimintana taloudellisesti ja toiminnallisesti edullisemmin. Alustavasti ennakoitu säästö vuodelle 2024 Sarastian palveluihin verrattuna on noin 300 000 euroa.

Palvelusopimuksen irtisanomista valmisteltaessa on arvioitu muutoksen vaikutuksia henkilöstöpalvelujen, laki- ja hankintapalvelujen, tietohallinnon ja talouspalvelujen toimesta. Sopimus on irtisanottavissa vuoden irtisanomisajalla, eikä tehdyn arvion mukaan kyseessä ole liikkeenluovutus, joten sopimuksen irtisanomisen yhteydessä kaupungille ei siirtyisi Sarastialta henkilöstöä. HR-järjestelmän osalta on tarkoitus jatkaa nykyisen järjestelmän Personec FK:n käyttöä, jolloin vältetään järjestelmän vaihtamiseen liittyvät merkittävät riskit. Sopimuksen irtisanominen vaikuttaa tietojärjestelmiin kuitenkin siten, että osa Personec FK:n liittymistä muihin järjestelmiin on uudistettava, joista aiheutuu järjestelmäntoimittaja Visman mukaan yhden työpäivän verran työtä yhtä liittymää kohti. HR-järjestelmään liittyen on suunniteltu tehtäväksi suorahankintailmoitus jolla varmistetaan, että järjestelmäpalvelu voidaan hankkia suorahankintana.

Sopimuksen irtisanominen on suunniteltu toteutettavaksi siten, että kaupungin ja Sarastian välinen sopimus irtisanottaisiin päättymään 30.10.2023. Näin ollen oma palvelutuotanto alkaisi 1.11.2023. Sarastialta edelleen hankittavien taloushallinnon palvelujen osalta laadittaisiin irtisanomisaikana uusi sopimus.

Muutoksen merkittävimmät riskit liittyvät siihen, onnistuuko hr-järjestelmän hankinta suorahankintana vai joudutaanko käyttämään monimutkaisempia hankintamenettelyitä sekä siihen, onnistutaanko osaavan henkilöstön rekrytoinnissa ja kouluttamisessa ja palvelutuotannon käynnistymisvaiheeseen, jolloin todennäköisesti esiintyy uuden toiminnan käynnistämiseen liittyviä ennakoimattomia ongelmia ja palvelun laadun vaihtelua. Ennakkoon arvioiden riskit ovat kuitenkin hallittavissa. On otettava huomioon myös se, että nykyisen palvelutuotantomallin osalta on toteutunut merkittäviä palvelun laatuun liittyviä riskejä ja myös taloudellisia riskejä.

Palkkahallinnon palvelujen tuottamiseen omana toimintana on suunniteltu varattavaksi vuoden 2023 talousarvioon noin 290 000 euron määräraha. Vastaavasti marras-joulukuulta 2023 Sarastian palveluostoista säästyy 116 500 euroa. HR-järjestelmäpalvelun kaupungille siirtämiseen, liittymien rakentamiseen, järjestelmäpalvelun käytön ja järjestelmätoimittajan henkilöstön kouluttamisen määrärahojen osuus tästä kokonaisuudesta olisi alustavasti 120 000 euroa. 

Käytännössä oman palvelutuotannon käynnistyminen tapahtuisi siten, että rekrytoitavat palkka-asiantuntijat aloittaisivat työssään 1.8.2023. Järjestelmätoimittaja Visma ja kaupungin omat asiantuntijat kouluttaisivat palkka-asiantuntijat työhönsä palvelutuotannon alkamista edeltävien kolmen kuukauden aikana.

Muutoksen merkittävimmät riskit liittyvät siihen, onnistuuko hr-järjestelmän hankinta suorahankintana vai joudutaanko käyttämään monimutkaisempia hankintamenettelyitä sekä siihen, onnistutaanko osaavan henkilöstön rekrytoinnissa ja kouluttamisessa ja palvelutuotannon käynnistymisvaiheeseen, jolloin todennäköisesti esiintyy uuden toiminnan käynnistämiseen liittyviä ennakoimattomia ongelmia ja palvelun laadun vaihtelua. Ennakkoon arvioiden riskit ovat kuitenkin hallittavissa. On otettava huomioon myös se, että nykyisen palvelutuotantomallin osalta on toteutunut merkittäviä palvelun laatuun liittyviä riskejä ja myös taloudellisia riskejä. 

Esityslistan ei vielä julkisena liitteenä on omistajien yhtiölle lähettämä kirje.