Kaupunginhallitus, kokous 24.4.2023

Perustelut

Kuntien toimintaympäristön muutokset asettavat jatkuvasti haasteita kuntien toiminnalle. Kunnanhallitusten työskentelyssä korostuvat tänä päivänä asiakokonaisuuksien laajuus ja monimutkaisuus sekä jatkuva muutos. Kuntatalous heikkenee, väestön ikärakenne muuttuu, kuntalaisten ja sidosryhmien odotukset lisääntyvät, teknologia kehittyy, valtio uudistaa julkista hallintoa ja kuntien tehtävistä merkittävä osa on siirtynyt hyvinvointialueelle. Kysymys kuuluu miten johtaa kuntaa entistä monimutkaisemmassa toimintaympäristössä.

Kunnan johtamisjärjestelmän oleellinen osa tänä päivänä on toiminnan arviointi. Arviointitiedon tuottajana tarkastuslautakunnalla on merkittävä rooli. Myös valtuuston ja kunnanhallitusten tulee arvioida omaa toimintaansa, saavutettuja tuloksia, käytettyjä työskentelytapoja sekä toiminnan kehittämistarpeita.

Kaupunginhallituksen 2021-2023 itsearviointi toteutettiin sähköisellä Forms-kyselyllä talvella 2023. Sähköinen kyselylomake lähetettiin kaikille kaupunginhallituksen jäsenille ja valtuuston puheenjohtajistolle. Vastaajia pyydettiin vastaamaan kyselyyn henkilökohtaisesti. Vastausprosentti kyselyyn oli 87 %.

Kyselyllä selvitettiin kaupunginhallituksen jäsenten itsearviointi kuluneen hallituskauden työskentelystä seuraavilla osa-alueilla: päätöksentekoprosessi, tehtävässä onnistuminen, kaupunginhallituksen sisäinen toimintakulttuuri sekä yhteistyö ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien välillä.

Johtopäätöksiä:

• kaupunginhallitus kokee, että sen vaikuttamismahdollisuudet ovat hyvät
• kaupunginhallitus on mielestään onnistunut hyvin kaupungin sopimussuhteiden hoidossa, tiedottamisvelvollisuudessa kuntalaisia kohtaan, avoimen ja läpinäkyvän toimintakulttuurin luomisessa, palveluiden kehittämisessä sekä palvelutuotannon ohjauksessa
• kaupunginhallitus on mielestään onnistunut heikoimmin kaupungin edunvalvonnassa, talouden hoidossa sekä elinkeinojen kehittämisessä
• hallituksen jäsenet arvioivat, että heidän omat edellytyksensä hoitaa luottamustehtäväänsä ovat pääsääntöisesti hyvät tai erittäin hyvät, he saavat riittävästi tietoa valmisteltavista ja käsiteltävistä asioista, hallitustyöskentelyn ilmapiiri on hyvä, jäsenillä on riittävät tiedolliset/taidolliset valmiudet hallitustyöskentelyyn. 
• yhteistyö hallituksen ja valtuuston välillä sekä hallitusryhmien välillä toimii hyvin tai erittäin hyvin samoin kaupunginjohtajan, johtavien viranhaltijoiden, lautakuntien ja kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen välillä
• yhteistyössä parannettavaa on eniten elinkeinoelämän, järjestöjen, Lapin muiden kuntien suuntaan sekä median suuntaan
• kaupunginhallituksen jäsenet nostivat esille seuravia kehittämistoimenpiteitä: jalkautuminen yrityksiin ja konserniyhteisöihin, yhteiset tapaamiset ja vuorovaikutuksen lisääminen, toimialojen kanssa käytävän keskustelun parantaminen, asioiden fokusointi, luottamuksen ja avoimen kulttuurin parantaminen sekä diplomatia muiden Lapin kuntien suuntaan.
• Kaupunginhallituksen sisäisessä toimintakulttuurissa kaikki näkevät osa-aikaisen puheenjohtajan tarpeellisena työnteon onnistumisen kannalta, hallituksen jäsenet ovat tyytyväisiä yhteisiin pelisääntöihin, esityslistan asioihin perehtymiseen etukäteen, osa-aikaisen puheenjohtajan toimintaan, luottamukselliseen ilmapiiriin, arvostuksen ja kunnioituksen säilymiseen ristiriitatilanteissa
• kaupunginhallituksen toimintakulttuurissa on parannettavaa erityisesti siinä, että työskentely on pidempää aikaväliä huomioivaa, strategia ohjaa paremmin päätöksentekoa, käytännöt uuden tiedon hakemiseen ja raportointiin hallitukselle ovat toimivia sekä poliittisen johtamisen riittävä resursointi
• toimivimpana kokousmuotona vastaajista 6 pitää läsnäolokokousta ja 7 hybridikokousta, tilanteen niin salliessa selkeä enemmistö on läsnäolokokousten kannalla
• toimintakulttuuria voitaisiin vastaajien mielestä parantaa mm. yhteisen tekemisen ja tutustumisen kautta, ryhmien välisen luottamuksen lisäämisellä, hallituksen tulisi sitoutua omiin päätöksiin, päätöksiin tulisi sitoutua myös valtuustokauden vaihtuessa, toisten kunnioittamiseen tulisi kiinnittää huomiota ja virkahenkilöiden arvostelun tulisi olla asiallista, kuntalaisten tarpeet tulisi näkyä paremmin, asialistalla tulisi olla oleellisia asioita ja pienet asiat pois kaupunginhallituksen listalta, joskus voisi olla kokouksia muualla ja ilman puhelinyhteyksiä
• omistajapolitiikan ja konserniohjauksen osalta hallitus on onnistunut parhaiten selkeästi asetetuilla tuottovaatimuksilla, toimivilla taloudellisilla ja toiminnallisilla vaatimuksin, eniten parannettavaa koetaan olevan konserniohjauksen toimivuudessa ja omistajapoliittisten linjausten tulisi noudattaa paremmin kaupungin strategisia tavoitteita
• omistajapolitiikan osalta kehitettävää nähdään kaupunginhallituksen roolia vahvistamalla ja vuorovaikutusta lisäämällä, lisäämällä henkilöresursseja konserniohjaukseen, hallitukseen valittavilla tulisi olla pätevyys ja toimikaudet eivät saisi olla liian pitkiä, kanssakäymistä tulisi olla riittävästi, tavoitteita tulisi asettaa ja seurata paremmin.
• kaupunginhallituksen jäsenet katsovat onnistuneensa parhaiten ryhmien välisessä yhteistyössä, isojen asioiden eteenpäin viemisessä ja avoimessa keskusteluilmapiirissä, kaupunkistrategian toteuttamisessa. Parannettavina nostetaan elinvoimapolitiikassa. 
• uuden kaupunginhallituksen tulisi paneutua erityisesti seuraaviin asiakokonaisuuksiin
  • edunvalvontatyön jatkamiseen, ml. hyvinvointialue ja Lapin muut kunnat
  • tila-asioiden organisoiminen pitää saada valmiiksi
  • talouden tasapainottaminen, koskien kaikkia ja jokaista toimintoa
  • talouden pitkän aikavälin ennustettavuus ja tasapainoisuus, toiminnan pitkäjänteisyys ja suunnitelmallisuus
  • elinvoiman lisääminen, palveluiden saatavuus koko kaupungin alueella
  • tulisi keskittyä pääasioihin, priorisoida ja kehittää omaa työskentelytapaa, osaamisen kehittäminen mm. lakiasioihin
  • Raportti kyselyn tuloksista on liitteenä.
• Päätöksenteon palvelut toimivat kaupunginhallituksen jäsenten mielestä hyvin tai erinomaisesti. Kaupunginhallituksen toimintaa voitaisiin tukea asioiden vuosikellon kautta, varaamalla valmisteluun riittävästi aikaa, tuomalla informaatiota riittävän ajoissa ja tarpeellisessa määrin päätöksentekijöille sekä vahvistamalla lakiosaamista.

Esitän, että kaupunginhallitus merkitsee kaupunginhallituksen itsearvioinnista laaditun raportin tiedoksi ja että kaupunginhallitus hyväksyy seuraavat toimenpide-esitykset:

1. itsearvioinnin tuloksia hyödynnetään uuden kaupunginhallituksen perehdytys- ja koulutustilaisuuksissa sekä toimintakulttuurin kehittämisessä.
2. kaupunginhallitus käy itsearvioinnista keskustelun ja päättää muista jatkotoimenpiteistä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää kaupunginsihteerin esityksen mukaisesti.

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.