Perustelut
Nykytila
Kaupungin nykyinen asianhallintajärjestelmä siihen liittyvine osajärjestelmineen on hankittu SaaS-palveluna (Software as a Service) Tiera Oy:ltä (päätöksenteon aikana nimellä Kuntien Tiera Oy) sidosyksikköhankintana kaupunginhallituksen päätöksellä 12.9.2016 § 357. Asianhallintajärjestelmään kuuluva sähköinen asiointijärjestelmä on hankittu tietohallintojohtajan päätöksellä 7.3.2022 § 5 ja asianhallintajärjestelmään kuuluva sähköinen allekirjoituspalvelu tietohallintojohtajan päätöksillä 30.11.2020 § 22 ja 21.10.2022 § 14, joista kaikki ovat olleet sidosyksikköhankintoja Tiera Oy:ltä.
Asianhallintajärjestelmä tuotetaan kaupungille siten, että Tiera Oy tarjoaa SaaS-palvelun moniasiakasympäristöstä, jonka teknisenä toimittajana on Tiera Oy:n alihankkija. Palvelun kehittäminen ja muutokset edellyttävät nykyisessä palvelunhallintamallissa laajaa yksimielisyyttä kaikkien samassa ympäristössä olevien asiakkaiden välillä, koska muutoskustannukset jaetaan asiakkaiden kesken. Yksimielisyyden tai edes laajan enemmistön yksimielisyyden saavuttamisesta on tullut asiakaskunnan lisääntyessä vuosien varrella haastavaa. Useat, kaupungin näkemyksen mukaan, tärkeät kehityskohteet ovat jääneet toteutumatta nykyisessä palvelussa, koska asiakaskunta ei ole saavuttanut niistä riittävän laajaa yksimielisyyttä.
Sidosyksikkösopimusta (Palvelusopimus Tiera Tiedonhallinta) ei voida myöskään jatkaa Tiera Oy:n kanssa tulevaisuudessa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (jäljempänä hankintalaki) muutosten myötä. Kaupunki ei omista Tiera Oy:stä hankintalain 15 §:n edellyttämää vähintään 10 %:n suoraa omistusosuutta, mikä olisi edellytys sidosyksikköhankinnoille Tiera Oy:ltä. Asianhallintajärjestelmän uudelleen hankinta on siten välttämätöntä toteuttaa.
Hankinnan valmistelu
Kaupunginhallitus on edellyttänyt päätöksellään 27.5.2024 § 142 hyväksymässä digiohjelmassa, että asianhallintajärjestelmän kokonaisuuden vaihtoehdot selvitetään markkinakartoituksella, jonka jälkeen päätettäisiin, kilpailutetaanko asianhallintajärjestelmä vai jatketaanko nykyisellä järjestelmällä. Digiohjelmassa edellytetty markkinakartoitus toteutettiin loppukeväästä ja alkukesänä vuonna 2024. Rovaniemen kaupunki on käynnistänyt SaaS-palveluna toteutetun asianhallintaratkaisun hankinnan valmistelun kaupungin johtoryhmän tekemän linjauksen perusteella, mikä perustui edellä tarkoitettuun markkinakartoitukseen. Hankinnan valmisteluvaiheessa on toteutettu markkinavuoropuhelu, jossa on järjestetty yhteensä viisi markkinavuoropuhelukierrosta toukokuun 2025 ja toukokuun 2026 välisenä aikana. Markkinavuoropuhelussa on käyty kirjallisia kysymys- ja kommentointikierroksia ja pidetty tietojärjestelmäesittelyjä.
Hankittava ratkaisu
Asianhallintaratkaisulla tarkoitetaan asianhallintajärjestelmäkokonaisuutta, joka sisältäisi nyt kaavaillussa hankinnassa seuraavat osakokonaisuudet:
- Asianhallinta sisältäen:
- Asianhallinnan
- Asiakirjojen hallinnan
- Sopimusten hallinnan
- Kokoushallinnan
- Sähköisen kokouksen
- Sähköisen allekirjoituspalvelun
- Julkaisuympäristön
- Sähköinen asiointipalvelu
- Sähköinen arkisto
Asianhallintaratkaisu on tarkoitettu koko kaupunkiorganisaation käyttöön yleiseksi asiankäsittely- ja päätöksentekojärjestelmäksi, jossa olisi myös toiminnallisuudet asiankäsittelyn vireillepanoon ja asiointiin hallinnon asiakkaiden kanssa sekä asiankäsittelyprosesseissa ja niiden kaltaisissa prosesseissa muodostuneiden asiakirjojen sähköiseen arkistointiin ja pitkäaikaissäilyttämiseen.
Hankinnan keskeinen tavoite on saada Rovaniemen kaupungille käyttöön kunnalliseen sähköiseen asiointiin, asianhallintaan, päätöksentekoon ja arkistointiin soveltuva, kaupungin asiankäsittelyprosesseja tukeva ja tehostava, kokonaisvaltainen, tietoturvallinen, joustava ja pitkän tähtäimen asianhallintajärjestelmäkokonaisuus, joka olisi myös helposti päivitettävissä lainsäädännön sekä viranomaismääräysten ja –ohjeiden muutoksia ja kaupungin tarpeita vastaavaksi.
Vaihtoehtoiset toteutustavat
Kaupungilla ei ole asiantuntijaresursseja eikä teknisiä ja taloudellisia resursseja tuottaa hankinnan kohteena olevaa tietojärjestelmäpalvelua itse omana työnä. Kaupungin muilla sidosyksiköillä kuin Tiera Oy:llä, kuten LapIT Oy:llä, ei ole tarjota valmista asianhallintaratkaisua kaupungin käyttöön.
Kaupungin viime vuosien käytäntönä on myös ollut, että viranomais- ja lakisääteisten tehtävien hoitamista varten tarvittavat tietojärjestelmät on hankittu SaaS-palveluina markkinoilta kilpailuttamalla, kuten on tehty esimerkiksi kuntatietojärjestelmän ja taloushallintojärjestelmän hankintojenkin osalta.
Hankinnasta päättäminen
Asianhallintaratkaisun hankinta on kaupungin hallintosäännön 47.3 §:n tarkoittama keskitetty ICT-hankinta, sillä kysymyksessä on tietojärjestelmähankinta, joka palvelee kaikkia kaupungin toimialoja.
Hallintosäännön 48 §:n mukaan toimielin päättää hankinnasta, jonka kokonaisarvo on yli 500 000 euroa. Kyseessä olevan hankinnan kokonaisarvon arvioidaan ylittävän tämän. Koska kysymyksessä on kaikkia kaupungin toimialoja palveleva tietojärjestelmähankinta, kuuluu toimivalta päättää hankinnan toteuttamisesta ja toteutustavasta kaupunginhallitukselle.
Hallintosäännön 48.2 §:n mukaan sen jälkeen, kun päätös hankinnan toteuttamistavasta on tehty, vastaa hankinnan toteuttamisesta kaupunginjohtaja, toimialajohtaja tai määräämänsä. Em. viranhaltijoiden toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankinta-asiakirjojen hyväksyminen sekä hankintasopimuksen tekeminen), hankintaoikaisun käsittely sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen. Kaupunginjohtajan päätöksen 29.5.2026 § 20 perusteella kyseessä olevan hankinnan osalta edellä tarkoitettu vastuu ja toimivalta kuuluu henkilöstö- ja hallintojohtajalle.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Joonas Hänninen, kaupunginjohtaja, joonas.hanninen@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus päättää, että asianhallintaratkaisun hankinta toteutetaan, ja että asianhallintaratkaisu hankitaan hallintosäännön 48.1 §:n 3 kohdan mukaisesti kilpailuttamalla. Kaupunginhallitus päättää lisäksi, että pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.