Kaupunginhallitus, kokous 25.3.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 79 Asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavan viranhaltijan määrääminen

ROIDno-2024-954

Valmistelija

  • Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi

Perustelut

Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 68 §:n mukaan kaupunginhallitus määrää kaupungin asiakirjahallintoa, arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtavan viranhaltijan. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavan viranhaltijan tehtävistä on määrätty hallintosäännön 69 §:ssä sekä kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen luvussa 3.2. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeessa määritellyt tehtävät ovat pitkälti samat, kuin mitä hallintosäännössä on määrätty.

Kaupunginhallitus on määrännyt asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan viimeksi päätöksellään 28.11.2016 § 477, jolla se samalla hyväksyi kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen. Asiakirjahallintoa johtavaksi viranhaltijaksi määrättiin tuolloin asiahallinnan ja tietopalvelujen (asiakirjahallinnon) esimies. Tehtävässä toimi viimeksi hallintopalvelujen hallintopäällikkö. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen luvussa 3 on lisäksi määritelty asiakirjahallinnon johtamiseen liittyviä tehtäviä hallintopalvelujen esihenkilölle eli kaupunginsihteerille.

Asiahallinta-, asiakas- ja tietopalvelut -yksikkö muutettiin kaupunginjohtajan päätöksellä 1.9.2020 § 81 tiedonhallinta- ja asiointipalvelut -yksiköksi, jolloin asiahallinta ja tietopalvelut -tiimin nimi muutettiin tiedonhallintatiimiksi. Hallintopalvelujen hallintopäällikön toimi lakkautettiin kaupunginhallituksen päätöksellä 23.11.2022 § 408, ja samassa yhteydessä perustettiin tiedonhallintapäällikön virka. Tiedonhallintapäällikön tehtäviin päätettiin tuolloin kuuluvaksi tiedonhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kehittäminen, niihin liittyvät viranomaistehtävät sekä tiedonhallintatiimin esihenkilötyö. Tiedonhallintapäällikön virkaa on hoitanut 2.5.2023 alkaen kaupunginjohtajan päätöksellä 17.2.2023 § 7 valittu filosofian maisteri Max Mustapää.

Asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavaksi viranhaltijaksi on tarkoituksenmukaista määrätä tiedonhallintapäällikkö, sillä tämän tehtävänkuvaan kuuluvat jo tällä hetkellä pitkälti ne tehtävät, jotka ovat asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavan viranhaltijan vastuulla. Tämän lisäksi tiedonhallintapäällikön tehtäviksi voidaan siirtää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen luvussa 3 määritellyt kaupunginsihteerin asiakirjahallinnon johtamiseen liittyvät tehtävät, lukuun ottamatta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen riittävien toimintaedellytysten varmistamista.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää:

  1. määrätä tiedonhallintapäällikön (83669001) kaupungin asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavaksi viranhaltijaksi, ja
  2. siirtää tämän tehtäviksi asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen 3. luvussa määritellyt kaupunginsihteerin tehtävät lukuun ottamatta tehtävää, jonka mukaan kaupunginsihteerin tehtävänä on varmistaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen riittävät toimintaedellytykset.

Päätös

Eeva-Maarit Kujala poistui esteellisenä (HallintoL 28.1 §, kohta 1) asian käsittelyn ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä tämän asian osalta toimi henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan sijaisen esityksen mukaisesti.

Esteellisyys

  • Eeva-Maarit Kujala

Tiedoksi

tiedonhallintapäällikkö, kaupunginsihteeri

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Tähän päätöksen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä

  • kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. 

Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. 

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. 

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Rovaniemen kaupunginhallitus

Kirjaamon yhteystiedot:

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi

Käyntiosoite: Osviitta asiointipiste, Koskikatu 19, Rovaniemi

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi, 

henkilö- ja arkaluonteisia tietoja sisältävät sähköpostit osoitteesta: https://turvaposti.rovaniemi.fi osoitteeseen kirjaamo(at)rovaniemi.fi

Faksinumero: 016 322 6450

Puhelinnumero: 016 3221

Kaupunginkirjaamon aukioloaika: ma - pe kello 9 - 15

 

Paperisten asiakirjojen on oltava toimitettuna Osviitta asiointipisteeseen viimeistään määräajan viimeisenä päivänä kello 15:een mennessä.

Osviitta asiointipiste: ma - to kello 9.00 - 16.30, pe kello 9.00 - 15.30

Osviitan kesäaukiolo (kesä-heinäkuu): ma - to 9.00 - 16.00; pe 9.00 - 15.00

 

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua

  • miten päätös halutaan oikaistavaksi 

  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksen maksu

Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Pöytäkirjan allekirjoitus- ja tarkastuspäivä sekä pöytäkirjan yleiseen tietoverkkoon nähtäväksi vientipäivämäärä on esitetty kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.

Asianosaiselle lähetettyyn otteeseen on merkitty päätöksen lähettämispäivä ja -tapa.